Kâğıt irsaliyenin dijital ortamda hazırlanmış haline kısaca e-irsaliye adı verilir. Kâğıt irsaliye ile aynı niteliği kapsayan e-irsaliye 487 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği gereğince yürürlüğe alınmış bir uygulamadır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiş olan standartlara uygun bir şekilde hazırlanmasını kapsayan e-irsaliye, dijital ortamda düzenleme, iletme, muhafaza etme ve ibraz etme gibi adımları konu alır.

E-irsaliye Nedir?

Kâğıt irsaliyenin dijital ortamda düzenlenmiş hali şeklinde tanımı yapılabilir. Aynı niteliği taşıyan e-irsaliye, daha çok sevk irsaliyesi olarak da bilinir. Mal taşımacılığı yapan şirketlerin giderden tasarruf edebilmesine yardımcı olduğu için tercih edilir. E-irsaliye sayesinde şirketlerin mallarının hangi durumda olduğunu dijital ortamdan rahat bir şekilde izleyebilmeleri mümkün olur. 1 Ocak 2018 tarihinden beri şirket statüsünde olan ve mal taşımacılığı yapan kurumlar tarafından kullanılmaya başlanmıştır. E-irsaliye kullanımına yönelik her türlü işlem Edm Bilişim tarafından yapılır.

E-irsaliyenin Avantajları

E-irsaliye kullanımı pek çok alanda işletmeye avantaj sağlar.

Bunlar arasında;

• Zamandan tasarruf etme
• Giderden tasarruf etme
• Dijital arşivleme sayesinde hızlı iletişim kurma
• Muhasebe sistemlerine entegre edilmesinden dolayı tek bir yerden kontrol sağlama
• Kâğıt kullanılmadığı için doğaya katkıda bulunma gibi birçok etmen yer alır. E-irsaliye aynı zamanda iş sürecindeki verimliliğin artmasına da yardımcı olduğu için tercih edilir. Ekonomik faydası da oldukça yüksektir.

E-irsaliyenin Özellikleri

Kullanım açısından şirketlere pek çok avantaj sağlayan e-irsaliye, özellikleri bakımından da tercih edilir.

E-irsaliyenin özellikleri;

• Gönderim pratikliği
• Yeniden ulaşabilme ve saklama kolaylığı
• Doğa dostu oluşu
• Raporlama kolaylığı
• 10 yıl süreyle güvenli bir şekilde saklama
• Anında ulaşılabilirlik şeklinde sıralanabilir. İşletmelerin bu özellikleri aktif bir şekilde kullanmaları halinde hem zamandan tasarruf edebilmeleri hem de maliyetten tasarruf edebilmeleri söz konusu olur.

E-irsaliye Uygulamasına Başvurma

Mükellef konumunda olan şirketlerin e-irsaliye uygulamasına başvurabilmeleri için e-fatura uygulamasında kullandıkları yöntemleri tercih etmeleri gerekir. E-fatura sistemine kaydını yaptırmış olan işletmelerin üç ayrı yöntem ile e-irsaliyeye başvuru yapabilmeleri mümkün olur. Bunlardan birisi GİB Portal' dır.

Resmi web sitesindeki başvuru formu doldurularak e-irsaliye oluşturulabilir. https://portal.efatura.gov.tr/efatura/egiris.jsp adresi üzerinden başvuru yapabilmek ve e-irsaliye almak için formda istenen tüm bilgilerin eksiksiz bir şekilde doldurulması gerekir. Entegrasyon yöntemi sayesinde ilgili başkanlığa dilekçe verilerek de e-irsaliyeye kayıt yaptırabilmek mümkün olur.

Özel entegrasyon yönetimini hali hazırda kullanan mükellefler yine bu yöntem üzerinden başvuru yapabilir. İlgili başkanlıktan özel entegrasyon izni alan mükellef bu uygulama kapsamında yetkilendirilmiş biri ile anlaşarak sürece dahil olabilir. Edm Bilişim’den hizmet almanız durumunda E-irsaliye ürününü kullanabilirsiniz.

E-irsaliye Nasıl Kullanılır?

E-irsaliye başvurusu yapmış olan bir mükellefin başvurusu onaylandıktan sonra şirket adına hazırlanmış e-irsaliyeyi kullanabilmesi mümkün olur. Muhasebe sistemleri ile ilişkilendirilebildiği için şirketin muhasebe departmanı bu alanda bilgili olmalıdır. E-irsaliyenin kullanımına yönelik alanında uzman muhasebeci ile verimli bir çalışma gerçekleştirilebilir.

E-irsaliye Teknik Altyapısı?

E-İrsaliye 2 şekilde uygulanacaktır. E-İrsaliye mükellefine sistemden direkt gönderme ve E-İrsaliye mükellefi olmayana ortak VKN den gönderme:

Teknik alt yapısı ve işleyişi E-Faturaya benzer, kapalı sistemdir, yani göndericisi ve alıcısı GİB ya da özel entegratör sistemlerine bağlantıyla gönderir alır.

Geçmiş dönemlerde hazırlanan irsaliyelere ulaşım ya da denetim ve kontrol anlarında, elektronik ortamda yer alan E-İrsaliyelere ulaşım süresi saniyelerle ölçülür.

E-İrsaliye üzerinde barkod bulunur ve yol polisleri el terminalleri marifetiyle şoförün cep telefonundaki dijital ya da kâğıt barkodu okutarak irsaliyenin detaylarına ulaşırlar.

E-İrsaliye kamyonların plaka bilgileri ile eşleşik ve ağırlık ölçme istasyonları ile entegre olacağından kamyonlar durdurulmadan da nakliye yapılabileceklerdir.