Her toplumun bir misyon ve vizyona ihtiyacı vardır. Bu, mevcut durumun bir değerlendirmesini ve gelecekteki durum için bir hedef oluşturmak anlamına gelir. Her belediyenin nihai hedefi, hükümet operasyonlarının ve önceliklerinin vatandaşların ihtiyaçları ve istekleriyle uyumlu olduğu bir gelecek olmalıdır. Her topluluğun ideal gelecekteki durumuna ulaşmak için bir plana ihtiyacı vardır ve her plan minimum değişebilen, bunun altını çizen bir gerçeklik vardır: Tüm yerel yönetimlerin başarılı geleceği, bilgiyi yönetme yeteneklerine bağlıdır.

Yerel yönetimin yüksek düzeyde çalışma kabiliyeti, geniş bir yelpazedeki verileri yönetme kabiliyetine giderek daha fazla bağımlı hale geliyor. Vatandaş kayıtlarından dijital form sunumlarına, kredi kartı işlemlerine veri ve analitik konulara kadar, yerel yönetimin başarısı, sistemler ve verilerin kesişiminde yatmaktadır. Farklı olarak, yerel yönetimlerin vatandaşların ihtiyaçlarını karşılamadaki gelecekteki başarısı, başarılı bir dijital bilgi yönetimi modelinin kurulmasında yatmaktadır.

Yerel yönetimler politikalarını ve önceliklerini bildirmek için her zaman kamu sektöründen gelen girdilere güvenirler. Ancak, yerel yönetimler daha önce hiçbir zaman teknoloji yeniliği ve özellikle de veri tabanlı bilgi teknolojileri sayesinde var olan kanıta dayalı; internet özellikli cihazların birbirine bağlanabilirliği sayesinde, yerel yönetimler artık en büyük zorluklarını hava kalitesi, trafik sıkışıklığı, kirlilik ve diğer sorunları yakalanan gerçek zamanlı verileri kullanarak ele alabilirler. Bu yenilikler, veri erişimini kullanma yöntemlerinden yalnızca birkaçıdır, yerel yönetimlerin vatandaşlarının daha iyi yaşam sürdürmelerine yardımcı olmalarını sağlayabilir.

Yerel yönetimler, dijital kullanıcı davranışındaki kalıpları tanımlamalarına izin veren veri ve analitik araçlarına eriştiğinde, vatandaşların ihtiyaçlarını daha iyi tahmin edebilir ve onları daha kişisel ve anlamlı bir düzeyde meşgul edebilirler. Örneğin, yerel yönetimler vatandaşlarının hangi şeffaflık belgelerini indirdiklerini, hangi kamuya açık toplantı kayıtlarını görüntülediklerini ve belediye web sitesinde hangi konuları aradıklarını görebiliyorsa, hangi vatandaşların hangi vatandaşlık alanlarını ve kamu politika programlarını daha iyi anlayabildiklerini; analizleri bir adım öteye taşıyarak, yerel yönetimler; vatandaşlarının öğrenme yeteneklerine sahip içerik yönetim sistemlerine eriştiğinde, yerel yönetimler hem idari iş akışlarını hem de vatandaş katılımı girişimlerini otomatikleştirebilir.

Başarılı bilgi yönetimi, sistem etkileşimleri arasında verilerin toplanmasını ve kullanılmasını öncelikli yapan dahili bir operasyonel model gerektirir. Kayıt yönetim yazılımınızdan, içerik yönetim sisteminizden, çalışan yönetim sisteminizden, kurumsal kaynak planlama sisteminizden, dış mekan, park mobese anları yakalamanıza ve analiz etmenize olanak sağlayan diğer tüm teknoloji kanallarından elde edilen verilerin birleştirilmesi anlamına gelir.

Verileri analiz etmeye çalışan herkes, en büyük engelin farklı sistemlerden elde edilen veri öğelerini farklı çıktı yöntemleriyle ve raporlama işlevleriyle düzenlemekte ve toplulaştırmakta olduğunu bilir. Bilgi yönetimi başarısını elde etmek için, yerel yönetimlerin, güçlü veri analizi yetenekleri olan tek, entegre bir platforma güvenmek için bilgi yönetimi modellerini değiştirmeleri gerekir.

Yerel yönetimlerin de yazılım yığınlarının birbirine bağlanabilmesini sağlamaları gerekecektir. Web tıklanma gücü sayesinde, veriler yinelenen veri girişini azaltmak, iş akışlarını kolaylaştırmak ve rutin işlevleri tetiklemek için tamamen özelleştirilebilir yöntemlerle sistemler arasında paylaşılabilir. Başarılı bilgi yönetimi, çabaları çoğaltmadan veya veri bütünlüğünü riske etmeden, vatandaşların katılımı ve kamu hizmetlerinin muhtemel anlarında geniş görünürlük sağlamak için verileri ve öngörüleri yakalayan sistemlerin bölümlere ayrılması gerekir.

Siber saldırılara karşı, yerel yönetimler saldırıya açık eski sistemleri revize etmeleri; veri yönetimi riskini ortadan kaldırılması için bilgi yönetimi modeli güvenli bir altyapı gerektirir.

Yerel yönetimlerin daha iyi bilgilendirdiği, daha iyi organize olduğu ve vatandaşların taleplerinin hızlı ve güvenilir bir şekilde alınan verilerden; şeffaf katılımcı bir yönetim anlayışı ile daha kaliteli ve adil yönetebileceğini görmeleri gelecekte etkili, anlamlı bir şekilde hizmet vermeyi vatandaşlarına taahhüt etmiş olacaklardır.